寝坊や電車の遅延、体調不良などで会社に遅刻しそうなとき、「早く連絡しなければ」と分かっていても、電話をかけるのが怖くなることがあります。
上司に怒られるのではないか、言い訳だと思われないか、職場の人に迷惑をかけるのが申し訳ない……。
そんな不安が重なり、発信ボタンを押せなくなる人もいるでしょう。
しかし、連絡をしないまま始業時刻を過ぎると、無断遅刻として扱われる可能性があります。
まずは落ち着いて、必要な情報だけを簡潔に伝えることが大切です。
遅刻の電話をかけづらいと感じる理由
遅刻の連絡を怖いと感じるのは、決して珍しいことではありません。
特に、普段から上司の反応を気にしやすい人や、電話で話すこと自体に苦手意識がある人は、強い緊張を覚えやすいでしょう。
電話をかけづらくなる主な理由は次の通りです。
- 怒られたり責められたりするのが怖い
- 職場に迷惑をかけることへの罪悪感がある
- 遅刻の理由をうまく説明できるか不安
- 電話で何を話せばよいのか分からない
- 上司や同僚に悪く思われたくない
- 寝坊など、自分に原因があることを認めづらい
真面目で責任感の強い人ほど、「きちんと説明しなければ」「納得してもらわなければ」と考え、電話へのハードルを高くしてしまうことがあります。
ただし、遅刻の連絡で長い説明は必要ありません。
遅刻すると分かった時点で早めに連絡する
遅刻する可能性が高いと分かったら、始業時刻を待たず、できるだけ早く職場へ連絡しましょう。
「間に合うかもしれない」と考えて連絡を先延ばしにすると、始業時刻を過ぎてから慌てることになります。
早めに知らせておけば、職場側も業務の割り振りや予定の変更に対応できます。
会社で連絡方法が定められている場合は、そのルールに従いましょう。
担当の上司が不在の場合は、電話に出た人へ遅刻する旨を伝え、上司への伝言をお願いしましょう。
必要に応じて、上司へメールやチャットも送っておくと安心です。
遅刻の電話で伝えるべき内容
遅刻の連絡では、次の4点を簡潔に伝えます。
- 自分の所属と名前
- 遅刻することへのお詫び
- 遅刻の理由
- 出社できる見込みの時刻
理由を細かく説明しすぎる必要はありません。「電車が遅延しているため」「体調が優れないため」など、事実を簡潔に伝えれば十分です。
到着時刻がまだ分からない場合は、無理に断定せず、「状況が分かり次第、改めて連絡します」と伝えましょう。
遅刻するときの電話例文
電車の遅延で遅刻する場合
「おはようございます。営業部の○○です。現在、電車の遅延により出社が遅れる見込みです。ご迷惑をおかけして申し訳ありません。午前9時30分ごろには到着できると思います。よろしくお願いいたします」
こちらは、自分に非はないことなので、堂々と伝えましょう。
寝坊して遅刻する場合
「おはようございます。○○です。大変申し訳ありませんが、寝坊してしまい、出社が遅れます。すぐに自宅を出て、午前10時ごろには到着する予定です。ご迷惑をおかけして申し訳ありません」
寝坊を別の理由に置き換えると、後から話が合わなくなる恐れがあります。
伝えづらくても、基本的には正直に話したほうがよいでしょう。
体調不良で遅刻する場合
「おはようございます。○○です。今朝から体調が優れず、少し休んでから出社したいと考えています。午前10時までには、出社できるか改めてご連絡します。ご迷惑をおかけして申し訳ありません」
出社できるか判断できない場合は、遅刻すると決めつけず、休む可能性も含めて相談しましょう。
電話が怖いときに落ち着いて話すコツ
電話をかける前に、伝える内容をメモへ書き出しておくと、頭が真っ白になるのを防げます。
文章をきれいに作る必要はありません。
一度深呼吸をしてから、「事実を報告するだけ」と考えることも大切です。
電話口で多少言葉に詰まったとしても、必要な内容が伝われば問題ありません。
電話を先延ばしにするほど不安は大きくなります。
完璧に話そうとせず、短時間で終わらせるつもりで発信ボタンを押しましょう。
出社後にも改めて謝罪する
電話で連絡をしたからといって、そのままでよいとは限りません。
「本日は遅れてしまい、申し訳ありませんでした」とひと言伝えたうえで、遅れた分の仕事に取りかかります。
何度も謝罪を繰り返すより、業務への影響をできるだけ小さくする行動を取ることが大切です。
また、寝坊などによる遅刻を繰り返している場合は、就寝時間やアラームの設定、通勤準備の方法を見直しましょう。
どうしても電話できないときは電話代行を検討する
強い不安や緊張で声が出ないなど、自分ではどうしても電話できないこともあるでしょう。
その場合は、家族や身近な人へ相談するほか、電話代行サービスを利用する方法もあります。
ココナラには、職場への連絡を代わりに行ってくれる電話代行サービスが出品されています。
依頼前には、対応できる連絡内容、料金、連絡可能な時間、実績、利用者の評価などを確認しましょう。
ただし、会社によっては本人からの連絡を原則としている場合があります。
また、即時性が必要な遅刻連絡では、依頼から電話までに時間がかかるサービスは適しません。
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まとめ
遅刻の電話は勇気が必要ですが、会社が知りたいのは主に理由と到着予定時刻です。
伝える内容をメモにまとめ、遅刻すると分かった時点で早めに連絡しましょう。
どうしても自分で電話できない場合は、会社の規則を確認したうえで、ご紹介した電話代行サービスをぜひ利用してみてくださいね。
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