学校や勤務先で問題が起きたとき、コンプライアンス窓口への通報を考えることがあります。
しかし、いざ電話しようとすると、
「自分が通報したことが知られたらどうしよう」
「緊張してうまく説明できる自信がない」
「相手に言いくるめられそうで怖い」
など、不安を感じる人も少なくありません。
特に、職場の上司や学校の教職員など、自分より立場が上の人に関する問題を伝える場合は、電話一本かけるだけでも大きな負担になることがあります。
この記事では、学校や勤務先のコンプライアンス窓口へ問題を通報するときのポイントや、電話が難しい場合の対処法について解説します。
コンプライアンス窓口にはどんな問題を相談できる？
コンプライアンス窓口は、組織内で発生している問題や不正、不適切な行為などについて相談・通報するために設けられている窓口です。
勤務先であれば、
- パワハラやセクハラ
- 上司からの不適切な言動
- 不正な経費処理
- 労働時間に関する問題
- 個人情報の不適切な取り扱い
- 社内ルールへの違反
- 不正や隠蔽の疑い
などが相談対象になることがあります。
学校の場合も、教職員による不適切な対応、いじめへの対応不足、ハラスメント、個人情報に関する問題などについて相談窓口が設けられているケースがあります。
ただし、窓口によって受け付けている相談内容は異なるため、事前に公式サイトや案内資料などで確認しておきましょう。
通報前に伝えたい内容を整理しておこう
電話をかける前には、問題について簡単に整理しておくことが大切です。
特に、
「誰が」
「いつ」
「どこで」
「何をしたのか」
を整理しておくと、相手にも状況が伝わりやすくなります。
たとえば、
「○月○日の午後、○○部署で上司からこのような発言を受けた」
「同様の行為が○月頃から複数回続いている」
など、できるだけ具体的に整理しておくとよいでしょう。
メールやチャット、写真、録音、勤務記録など、問題に関係する資料がある場合は、どのようなものを持っているのか確認しておくのもおすすめです。
ただし、証拠が十分に揃っていなければ相談してはいけないというわけではありません。
まずは現在わかっている事実を整理することから始めましょう。
感情よりも「起きた事実」を中心に伝える
コンプライアンス窓口へ電話するときは、怒りや不安を感じていること自体を隠す必要はありません。
一方で、相手に状況を正確に理解してもらうためには、できるだけ事実を中心に説明するのがおすすめです。
たとえば、
「上司がひどい人で困っています」
とだけ伝えるよりも、
「○月○日に同僚5人がいる前で『辞めたほうがいい』と言われました。同様の発言が3回ありました」
と説明したほうが、状況を具体的に把握してもらいやすくなります。
自分の意見と実際に起きた出来事を分けながら話すことを意識すると、説明しやすくなるでしょう。
匿名で通報できるか事前に確認する
「通報したことが勤務先や学校に知られるのが怖い」という人も多いでしょう。
ただし、匿名で通報できるかどうかや、通報者の情報をどの範囲まで共有するかは窓口ごとに異なります。
そのため電話の最初に、
「匿名で相談できますか？」
「氏名を伝えた場合、学校や勤務先にはどこまで情報が共有されますか？」
と確認してみてください。
また、相談内容によっては詳細な調査のために本人確認や追加の聞き取りが必要になるケースもあります。
「匿名だから絶対に誰にもわからない」と考えるのではなく、窓口の取り扱いルールを確認したうえで相談方法を選びましょう。
電話では無理にその場で答えなくてもよい
コンプライアンス窓口へ電話すると、担当者からさまざまな質問をされることがあります。
しかし、突然聞かれてわからないことまで無理に答える必要はありません。
覚えていない場合は、
「正確な日付は確認しないとわかりません」
「その点については記録を確認してから回答したいです」
と伝えても問題ありません。
緊張すると、わからないことでも反射的に答えてしまうことがあります。
不確かな内容を話すよりも、「わからない」「確認が必要」と伝えるほうが、結果的に正確な通報につながります。
電話が怖い場合は台本を作っておく
「電話になると頭が真っ白になる」という場合には、あらかじめ話す内容をメモしておくのがおすすめです。
たとえば、
「コンプライアンスに関する相談でお電話しました」
「○○について話したい。匿名で相談できますか？」
「○月頃から○○な行為が続いています」
など、最初に伝える内容だけでも書いておくと電話しやすくなります。
文章を丸暗記する必要はありません。
電話以外の相談方法も確認してみよう
コンプライアンス窓口によっては、電話だけではなくメールや専用フォーム、郵送などで相談できる場合があります。
電話では落ち着いて説明できない人にとっては、文章で伝えられる方法のほうが適していることもあります。
また、文章であれば送信前に内容を確認できるため、
「説明し忘れたことがあった」
「緊張して重要な部分を伝えられなかった」
といった失敗を防ぎやすくなります。
自分に合った連絡方法が用意されていないか確認してみましょう。
自分で電話するのが難しいなら電話代行を検討する方法も
問題について説明するだけでも精神的な負担が大きいのに、勤務先や学校のコンプライアンス窓口へ自分で電話するとなると、さらにハードルが高く感じられることがあります。
「声を聞かれたくない」
「電話だと緊張して何も話せなくなる」
「冷静に伝えられる自信がない」
という場合には、電話代行サービスへ相談する方法もあります。
電話代行サービスでは、依頼者に代わって指定された相手へ電話をかけ、あらかじめ決めた内容を伝えてもらえる場合があります。
自分で電話をする必要がないため、直接話すことへの心理的な負担を軽減できるのがメリットです。
ただし、コンプライアンス通報では、窓口によって本人からの連絡が必要だったり、本人確認を求められたりするケースもあります。
また、事実と異なる内容を伝えたり、他人になりすましたりするような依頼は避けなければなりません。
電話代行を利用する場合は、
- コンプライアンス窓口への連絡に対応しているか
- どの範囲まで代わりに説明してもらえるか
- 匿名での連絡が可能か
- 追加質問があった場合にどう対応するか
などを事前に相談しておくと安心です。
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まとめ
学校や勤務先のコンプライアンス窓口へ問題を通報するときは、日時や場所、具体的な行為など事実を整理してから連絡すると伝えやすくなります。
自分で電話することが大きな負担になる場合は、対応可能な電話代行サービスへ相談する方法もあります。
おすすめなのは、経験豊富なプロが多く在籍するココナラを利用すること。
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